Datenschutzerklärung

1. Allgemeine Hinweise

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Beim Aufruf dieser Website werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet. Analyse-, Werbe- oder Tracking-Werkzeuge setzen wir nicht ein. Für freiwillige Community-Funktionen wie Reaktionen, Kommentare und den Redaktionsbereich steht eine Anmeldung über Discord zur Verfügung.

2. Verantwortlicher

3. Hosting bei Contabo

Diese Website wird auf einem von uns administrierten Server der Contabo GmbH, Aschauer Straße 32a, 81549 München, betrieben. Contabo stellt die technische Server-Infrastruktur bereit und kann dabei im Rahmen der Auftragsverarbeitung Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten.

Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren, stabilen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im zuverlässigen und sicheren Betrieb dieser Website.

4. Domain und DNS über IONOS

Die Domain wird über die IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, registriert und verwaltet. Soweit für die Domain IONOS-DNS-Dienste verwendet werden, können bei der technischen Namensauflösung Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adressen und Zeitpunkte von DNS-Anfragen, verarbeitet werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der zuverlässigen Erreichbarkeit und technischen Verwaltung der Domain.

5. Server-Log-Dateien

Beim Aufruf der Website übermittelt Ihr Browser automatisch Daten an unseren Webserver. In den Server-Log-Dateien können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene Seite oder Datei, Referrer-URL, Browsertyp und -version, Betriebssystem sowie der HTTP-Statuscode verarbeitet werden.

Die Verarbeitung dient der Auslieferung der Website, der Fehleranalyse sowie dem Schutz vor Missbrauch und Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb der Website.

Log-Daten werden gelöscht, sobald sie für diese Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn Daten zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigt werden oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

6. Verschlüsselte Übertragung

Diese Website nutzt eine TLS-Verschlüsselung. Dadurch werden Daten, die zwischen Ihrem Browser und unserem Server übertragen werden, vor dem Mitlesen und vor Veränderungen durch Dritte geschützt.

7. Technisch notwendige Cookies

Für die Discord-Anmeldung und den geschützten Redaktionsbereich setzen wir ausschließlich technisch notwendige Cookies ein. Ein kurzlebiges OAuth-Status-Cookie schützt den Anmeldevorgang vor Missbrauch. Nach erfolgreicher Anmeldung wird ein zufälliges Sitzungskennzeichen in einem als sicher und nur für den Server lesbar gekennzeichneten Cookie gespeichert. Die serverseitige Sitzung endet nach 60 Minuten ohne Aktivität oder bei der Abmeldung. Bei fortgesetzter Nutzung wird der Ablaufzeitpunkt jeweils verlängert. Das Sitzungskennzeichen kann technisch bis zu 30 Tage im Browser gespeichert bleiben, ermöglicht nach Ablauf der serverseitigen Sitzung jedoch keinen Zugriff mehr.

Die Cookies dienen ausschließlich der Anmeldung, Berechtigungsprüfung und Sicherheit. Sie werden nicht zu Analyse- oder Werbezwecken eingesetzt. Rechtsgrundlage für das Speichern technisch notwendiger Informationen ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die anschließende Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise lit. f DSGVO.

8. Anmeldung über Discord

Die Anmeldung für Community- und Redaktionsfunktionen erfolgt freiwillig über Discord. Für Personen im Europäischen Wirtschaftsraum ist Discord Netherlands BV, Schiphol Boulevard 195, 1118 BG Schiphol, Niederlande, Anbieter und datenschutzrechtlich Verantwortlicher der Discord-Dienste. Daneben können Discord Inc., 444 De Haro Street #200, San Francisco, CA 94107, USA, und weitere verbundene Unternehmen an der Verarbeitung beteiligt sein. Beim Start der Anmeldung werden Sie zu Discord weitergeleitet.

Nach Ihrer Freigabe erhalten wir Ihre Discord-Nutzer-ID, Ihren Anzeigenamen, Ihr globales oder serverbezogenes Discord-Profilbild, Ihre Mitgliedschaft auf dem Trinity-State-Server und die dort zugewiesenen Rollen. Diese Angaben verwenden wir ausschließlich zur Identifikation, zur Vergabe von Website-Berechtigungen sowie zur Kennzeichnung von Beiträgen und Kommentaren. Das von Discord ausgegebene Zugriffstoken wird nur während des Anmeldevorgangs verwendet und nicht dauerhaft gespeichert.

Das abgerufene Profilbild wird auf unserem Server in der Datenbank zwischengespeichert und von dort an Besucher ausgeliefert. Dadurch stellt der Browser eines Besuchers beim Anzeigen eines Beitrags oder Kommentars keine direkte Verbindung zum Discord-Bildserver her. Die zwischengespeicherte Bildkopie wird automatisch entfernt, sobald keine aktive Sitzung und keine damit verknüpften Beiträge oder Kommentare mehr bestehen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Bereitstellung der vom Nutzer gewünschten Community-Funktionen erforderlich ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer sicheren Anmeldung, einer einheitlichen Rechteverwaltung und einer datenschutzfreundlichen Auslieferung der Profilbilder über den eigenen Server. Discord kann Daten in den USA und anderen Drittländern verarbeiten. Discord nennt hierfür insbesondere Standardvertragsklauseln, Angemessenheitsbeschlüsse und – soweit anwendbar – das EU-US Data Privacy Framework. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Discord.

9. Benutzerkonto, Projektrollen und Sitzungsdaten

Für eine aktive Sitzung speichern wir serverseitig die Discord-Nutzer-ID, den Anzeigenamen, die Adresse des abgerufenen Profilbildes, die ermittelte Website-Berechtigung, ein zufälliges Sitzungskennzeichen, einen CSRF-Schutzwert sowie Erstellungs- und Ablaufzeitpunkt. Der Ablaufzeitpunkt wird bei authentifizierter Nutzung verlängert. Nach 60 Minuten ohne Aktivität oder bei einer manuellen Abmeldung endet die Sitzung.

Damit Administratoren Website-Rechte verwalten können, führen wir außerdem ein Verzeichnis bereits angemeldeter Nutzer. Darin werden Discord-Nutzer-ID, Anzeigename, Profilbildadresse, zuletzt erkannte Discord-Berechtigung sowie Zeitpunkt der ersten und letzten Anmeldung gespeichert. Nutzer können außerdem durch Beiträge, Kommentare, Reaktionen oder eine zugewiesene Website- oder Projektrolle in der Verwaltungsübersicht erscheinen.

Administratoren können Website-Berechtigungen und Projektzugehörigkeiten festlegen. Hierfür werden Discord-Nutzer-ID, zugewiesene Website- und Projektrollen, die Discord-Nutzer-ID des ändernden Administrators sowie Änderungszeitpunkte gespeichert. Die Zuordnungen werden zur Kennzeichnung von Verfassern, zur Sortierung von Neuigkeiten und Tickets sowie zur Prüfung projektbezogener Zugriffsrechte verwendet. Bei einer verwalteten Website- oder Projektrolle übermittelt unser Server die Discord-Nutzer-ID und die Rollenänderung über den eingesetzten Bot an Discord, damit die entsprechende Discord-Rolle hinzugefügt oder entfernt wird.

Das System prüft die Datenbank mindestens stündlich im laufenden Betrieb und zusätzlich beim Start des Backends. Abgelaufene Sitzungen werden dabei automatisch gelöscht. Reine Verzeichniseinträge ohne aktive Sitzung, Beiträge, Kommentare, Reaktionen oder manuell zugewiesene Rolle werden nach 180 Tagen ohne erneute Anmeldung entfernt. Nicht mehr benötigte Profilbildkopien werden ebenfalls entfernt, sofern weder eine aktive Sitzung noch zugehörige Beiträge oder Kommentare bestehen.

10. Beiträge, Bilder, Umfragen, Reaktionen und Kommentare

Wenn berechtigte Mitglieder Beiträge erstellen oder bearbeiten, speichern wir den Inhalt, den Veröffentlichungsstatus, die Discord-Nutzer-ID, den Anzeigenamen, das Profilbild und den zugeordneten Website-Rang des Verfassers sowie Zeitpunkte der Erstellung, Änderung und gegebenenfalls Veröffentlichung. Hochgeladene Beitrags- und Projektbilder werden auf unserem Server gespeichert. Zusätzlich erfassen wir intern Dateiname, Dateityp, Dateigröße, Uploadzeitpunkt und die Discord-Nutzer-ID des hochladenden Mitglieds, um Berechtigungen, Missbrauchsschutz und Speicherbereinigung sicherzustellen.

Beiträge können eine Umfrage enthalten. Bei einer Stimmabgabe speichern wir die Zuordnung von Beitrag, ausgewählter Antwort und Discord-Nutzer-ID sowie den Zeitpunkt. Pro Umfrage und Nutzer wird nur eine aktuelle Auswahl gespeichert; eine erneute Auswahl ersetzt die vorherige Stimme. Öffentlich erscheinen ausschließlich die zusammengefassten Stimmenzahlen und nicht die Identität einzelner Abstimmender. Bei einer Reaktion speichern wir deren Art, die Discord-Nutzer-ID und den Zeitpunkt. Bei Kommentaren und Antworten speichern wir den Text, die Zuordnung zum Beitrag beziehungsweise Ausgangskommentar, die Discord-Nutzer-ID, den Anzeigenamen, das Profilbild, den Website-Rang und den Zeitpunkt.

Die Verarbeitung dient der redaktionellen Zusammenarbeit, der Veröffentlichung von Community-Neuigkeiten und dem Austausch innerhalb der Community. Öffentlich angezeigt werden veröffentlichte Beiträge und Bilder, zusammengefasste Umfrageergebnisse, Reaktionszahlen, Kommentare und Antworten, Anzeigenamen, Profilbilder, Website-Ränge und die jeweiligen Zeitpunkte. Discord-Nutzer-IDs werden nicht öffentlich angezeigt.

Beiträge, Umfragestimmen, Reaktionen, Kommentare und die zugehörigen Verfasserangaben werden gespeichert, bis sie gelöscht werden oder ihre weitere Aufbewahrung nicht mehr erforderlich ist. Eigene Kommentare können durch den Verfasser gelöscht werden; Moderatoren und Administratoren können Kommentare zur Wahrung eines sicheren Community-Bereichs entfernen. Wird ein Beitrag gelöscht, werden seine Umfrage, Stimmen, Reaktionen und Kommentare technisch automatisch mitgelöscht. Hochgeladene Bilder, die innerhalb von 24 Stunden keinem Beitrag oder Projekt zugeordnet wurden, werden automatisch entfernt. Verwendete Bilder bleiben bis zur Entfernung des zugehörigen Inhalts beziehungsweise bis zur manuellen Bereinigung gespeichert.

11. Externe Links zu Discord

Auf unserer Website befinden sich außerdem normale Links zu Discord. Beim bloßen Besuch unserer Website wird dadurch keine Verbindung zu Discord hergestellt. Erst wenn Sie einen solchen Link anklicken oder die Discord-Anmeldung starten, verlassen Sie unsere Website beziehungsweise stellen eine Verbindung zu Discord her.

12. Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Anfrage der Vertragsanbahnung oder -durchführung dient; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sachgerechten Beantwortung Ihres Anliegens.

Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet wurde und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

13. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu.

Bei Fragen oder zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter support@trinity-state.de.

14. Moderationsmaßnahmen

Administratoren können Website-Zugänge zeitlich begrenzt oder dauerhaft sperren, Kommentarfunktionen einschränken sowie Discord-Banns setzen oder aufheben. Dabei verarbeiten wir die Discord-Nutzer-ID, Art und Status der Maßnahme, einen optionalen Sperrgrund, den gewählten Ablaufzeitpunkt, die Discord-Nutzer-ID des handelnden Administrators sowie den Zeitpunkt. Bei einem Website-Bann wird der angemeldete Zugriff sofort verhindert und eine erneute Anmeldung auf die Sperrseite geleitet. Eine Kommentarsperre verhindert neue Kommentare und Antworten, lässt öffentlich sichtbare Inhalte jedoch weiterhin abrufbar. Zeitlich begrenzte Maßnahmen werden nach Erreichen ihres Ablaufzeitpunkts automatisch unwirksam.

Beim Setzen oder Aufheben eines Discord-Banns übermittelt unser Server die Discord-Nutzer-ID, den optionalen Sperrgrund und die Moderationsaktion über den eingesetzten Bot an Discord. Ein zeitlich begrenzter Discord-Bann wird zunächst bei Discord gesetzt und nach Ablauf durch unser Backend wieder aufgehoben. Moderationsmaßnahmen werden zum Schutz der Community, zur Missbrauchsprävention und zur Nachvollziehbarkeit administrativer Entscheidungen protokolliert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren Betrieb der Community und in der Durchsetzung ihrer Regeln. Moderationsprotokolle werden nach 365 Tagen automatisch gelöscht; aktuell wirksame dauerhafte Sperrstatus bleiben bis zu ihrer Aufhebung gespeichert.

15. Ausschreibungen und Bewerbungswege

Auf der Seite „Wir suchen“ veröffentlichen wir offene Positionen mit Projektbereich, Aufgabenbeschreibung, Anforderungen, zeitlichem Rahmen, Ansprechpartner und den angebotenen Bewerbungswegen. Bewerbungen können je nach Ausschreibung über Discord oder über das interne Ticketsystem erfolgen. Die Discord-Nutzer-ID des Administrators, der eine Ausschreibung erstellt, wird ausschließlich intern zur Verwaltung gespeichert und nicht öffentlich angezeigt. Beim Wechsel zu Discord gelten zusätzlich die Datenschutzinformationen des jeweiligen Anbieters.

16. Ticketsystem und Team-Chat

Bei Nutzung des Ticketsystems verarbeiten wir Discord-Nutzer-ID, Anzeigename, Ticketkategorie, zugeordnetes Projekt, Betreff, Nachrichten, Bearbeitungsstatus, Priorität, Zuweisung sowie Zeitstempel. Projektzuordnung und aktuelle Projektrollen bestimmen, welche berechtigten Teammitglieder ein Ticket bearbeiten dürfen. Die Verarbeitung ist zur Bearbeitung der jeweiligen Anfrage und zur sicheren Organisation des Community-Angebots erforderlich. Rechtsgrundlage ist je nach Inhalt Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO. Interne Notizen sind ausschließlich für entsprechend berechtigte Teammitglieder sichtbar. Geschlossene Tickets und die zugehörigen Nachrichten werden nach 180 Tagen automatisch gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Beweissicherungsinteressen entgegenstehen.

Im internen Team-Chat verarbeiten wir Discord-Nutzer-ID, Anzeigename, Rolle, Chatraum, Nachricht und Zeitstempel zur internen Koordination auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Team-Chat-Nachrichten werden nach 365 Tagen automatisch gelöscht. Die Zugriffsrechte werden bei jeder Anfrage anhand der aktuellen Website-, Projekt- beziehungsweise Discord-Rolle geprüft.

17. Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen

Vor dem Start der Discord-Anmeldung müssen die jeweils aktuellen Nutzungsbedingungen bestätigt werden. Damit der Hinweis nach der Bestätigung auf demselben Gerät nicht erneut erscheint, speichern wir die bestätigte Versionsnummer technisch notwendig im lokalen Speicher des Browsers und in einem gleichnamigen, ein Jahr gültigen Präferenz-Cookie. Diese Einträge enthalten keine Nutzer-ID und können über die Browserdaten gelöscht werden. Bei einer neuen Version wird erneut um Bestätigung gebeten. Nach erfolgreicher Anmeldung speichern wir serverseitig die Discord-Nutzer-ID, die bestätigte Versionsnummer und den Zeitpunkt der Zustimmung. Dies dient dem Nachweis der vereinbarten Community- und Moderationsregeln. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO; die lokalen Einträge sind für die ausdrücklich gewünschte Speicherung der Auswahl erforderlich. Zustimmungsnachweise werden spätestens drei Jahre nach ihrer letzten Erteilung automatisch gelöscht, sofern keine längere Aufbewahrung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

18. TSRPG-Browserbereich

Der freiwillige Browserbereich unter /rpg/ verwendet die bestehende Discord-Anmeldung, um den zugehörigen TSRPG-Charakter zu ermitteln. Hierfür werden die Discord-Nutzer-ID sowie vorhandene Spieldaten verarbeitet, insbesondere Charaktername, Rasse, Klasse, Level, Erfahrung, Attribute, Lebens- und Manawerte, Aufenthaltsort, Spielwährung, Inventar und Ausrüstungsstatus. Bei Spielaktionen wie Reisen und Kämpfen werden außerdem Ausgangsort, Zielort, Reisezeiten, Ortshistorie, ausgewählte Kampfaktionen, Kampfrunden, Gegner, Auswirkungen und Belohnungen gespeichert. Browserbereich und Discord-Bot greifen auf denselben Spielstand und dieselbe Kampfengine zu. Abgeschlossene technische Browser-Aktionsaufträge werden nach sieben Tagen automatisch gelöscht; die daraus entstandenen regulären Spiel- und Kampfstände bleiben entsprechend der Spieldauer gespeichert.

Die Verarbeitung dient der Bereitstellung des gewünschten Spiels und der geräteübergreifenden Synchronisierung zwischen Discord-Bot und Browseroberfläche. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Spieldaten bleiben während des bestehenden Spielkontos gespeichert. Eine Löschung kann über die bereitgestellten Spielfunktionen oder per Anfrage an die genannte Kontaktadresse verlangt werden, soweit keine gesetzlichen Pflichten oder berechtigten Sicherheits- und Missbrauchsschutzinteressen entgegenstehen.

19. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Website, die eingesetzten Dienste oder die rechtlichen Anforderungen ändern.